Cara Mudah Membuat Mail Merge



Kerja membuat banyak dokumen yang sama tetapi untuk orang yang berbeda contohnya surat sering kali membuat kita lelah karena harus mencopy banyak dokumen yang sama ke setiap page dengan nama, atau alamat yang berbeda, Misalnya piagam, surat, sertifikat, dll. Perbedaaan untuk kasus ini nama, alamat, no telepon, jabatan dan lain-lain.
tetapi kita tidak perlu risau, karena Microsoft sudah memberikan fasilitas untuk memudahkan kita menangani kasus seperti ini, fasilitas ini disebut dengan Mail Merge. Fasilitas ini digunakan hanya khusus untuk keperluan pembuatan dokumen yang contohnya bias anda lihat diatas. Kita cukuo membuat satu dokumen saja (Tidak perlu copy paste), dan tidak mengatur di list filenya nama, alamat, dll, berbeda yang akan kita tuju. Kali ini akan belajar membuat sebuah surat, dengan memasukan nama, alamat, dan kota yang secara otomatis akan terganti karena adanya mail merge.
Pertama yang kita harus lakukan adalah membuat suatu format untuk membuat surat di Ms Word.




Coba anda perhatikan pada bagian bawah “Kepada Wisudawan/Wati” bagian bawahnya nanti akan kita beri list (Nama, Alamat, Kota) kita biarkan kosong dulu, karena nantinya kita akan mengisinya secara otomatis menggunakan list file di Mail Merge.

Langkah Selanjutnya membuat daftar nama yang akan kita isikan pada Surat tersebut. Silahkan anda klik pada menu Mailings  >  Start Mail Merge > Klik Letter > Step By Step Mail Merge Wizard…. Akan muncul pilihan di sisi kanan, pilih Letters > Next : Starting document.






Kemudian silahkan anda memilih : Use the current document > Next: Select Recipients.






Karena kita belum membuat dan mengisi daftar nama penerima, alamat penerima, dan kota penerima kita harus membuat yang baru, dulu maka pilih: Type a new list > Create






Setelah itu akan muncul jendela “New Address List”. Pada tahap ini telah MS Word telah menyediakan “Data Default” seperti Title, First Name, Last Name, dsb. Namun Karena kita hanya akan membutuhkan List Nama, Alamat, dan Kota maka kota bisa mengisi Nama, Alamat, dan Kota saja.  Untuk list lain kita harus menghapus semuanya dan membuat yang baru. Klik Customize Columns.





Hapus semua yang ada di Field Names menggunakan tombol Delete.






Kemudian tambahkan Nama, Alamat, dan Kota dengan mengklik tombol Add.






Buat seterusnya, (Nama, Alamat, Kota). Setelah semua field terisi… kemudian klik OK




Pada tahap ini kita telah dapat mengisi data Nama, Alamat, dan Kota. untuk menambahkan data klik New Entry. Anda sekarang dapat mengisinya.

Ketika anda telah mengisi data yang anda inginkan, silahkan klik OK dan akan muncul jendela untuk menyimpan file list data yang telah anda input, sebagai contoh kita simpan dengan nama daftar_tujuan, klik Save.

Setelah itu akan muncul jendela konfirmasi data yang telah kita input tadi. Di sini kita dapat memilih data mana saja yang akan kita gunakan dengan memberi tanda check, klik OK.
 


Untuk menggabungkan daftar nama yang telah kita buat ke dalam sertifikat tadi, letakkan kursor di mana kita ingin nama peserta muncul, kemudian pada menu Mailings klik Insert Merge Field dan pilih Nama. Perhatikan gambar berikut:



Lakukan hal yang sama untuk Nama, Alamat dan Kota sehingga hasilnya seperti ini:



Untuk menampilkan nama dan alamat dari daftar yang kita buat tadi, klik Preview Result, sehingga muncul nama dan alamat yang sesuai. Anda dapat menggunakan tombol panah ke kiri dan kanan untuk berpindah antar nama.



Sampai di sini, kita sudah berhasil membuat Mail Merge pada Microsoft Word. Untuk mencetak seluruh nama-nama tadi, kita tidak perlu menekan tombol print berulang-ulang, cukup dengan satu klik kita dapat mencetak semuanya. Pada bagian Finish & Merge pilih Print Documents.



Kita dapat mencetak seluruh dokumen sesuai banyaknya nama yang kita isi (All), mencetak nama yang sedang muncul (Current record) atau mencetak pada nomor urut tertentu.


Nah Selamat, anda telah berhasil membuat Mail Merge, sehingga anda tidak perlu bersusah-susah untuk membuat surat atau dokumen yang banyak... Terimakasih Atas Kunjungannya...