Mengenal Apa Itu Administrasi dan Manajemen Logistik !

Pengertian Administrasi
Ad: intensif, ministrare: melayani, membantu, dan memenuhi.
Administrator: memberikan pelayanan prima.
Administratie: pekerjaan yg berhubungan dgn ketatausahaan (sempit).

Ilmu/seni mengelola sumberdaya 7M + 1I (man, money, material, machine, methods, marketing, minutes + information (Usman, 2009)
Segenap proses penyelenggaraan dlm setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.(The Liang Gie)
Seni melaksanakan pekerjaan melalui orang lain.(Parker dalam stoner & freeman, 2000)
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian (P4) sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien (Usman, 2009)

Persamaan dan Perbedaan Administrasi & Manajemen
Persamaan: to control: mengatur & mengurus.
Persamaan dalam pemakaian secara umum: Administrator dan manajer sama (sutisna, 1987)
Perbedaan: bahwa Administrasi lebih cocok digunakan pd lembaga2 pemerintah yg mengutamakan kepentingan sosial, sedang manajemen cocok utk lembaga2 swasta yg lebih mengutamakan komersial (Sutisna, 1987)


Pengertian Administrasi
Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani”.
Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi dalam pengertian sempit
2. Administrasi dalam pengertian luas

Administrasi Dalam Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan komputer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
• Proses
• Fungsi atau Tugas
• Kepranataan/Institusi
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
Sebagai contoh :
Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?, apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :
a. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
b. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
c. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
d. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian
:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”


Ruang Lingkup
• Menurut perspektif mikro adalah perilaku administrasi seperti sikap, pendekatan, persepsi, dan nilai-nilai yang dianut oleh para administrator.
• Stephen P. Robbins (2001) mengemukakan bahwa perilaku administrasi dipengaruhi oleh sejarah organisasi, norma-norma pendidikan, dan pengalaman.
• Menurut perspektif makro adalah proses penentuan tujuan, alokasi sumber daya, dan koordinasi kegiatan pencapaian tujuan.
• Perspektif makro ini menekankan pada aspek filosofi tentang apa tujuan dan makna kehidupan. Apa tujuan yang kita inginkan dan bagaimana mencapainya, serta bagaimana seharusnya orang berperilaku.

Perbedaan Administrasi Dg Manajemen
• Administrasi
a. “Ditujukan Pada Penentuan Tujuan Pokok Dan Kebijakannya”
b. “Suatu Proses Dan Lembaga Yg Bertanggungjawab Terhadap Penentuan Tujuan, Dimana Organisasi & Manajemen Digariskan Serta Pemberian Pengarahan Kebijakan Umum (General Policies)”
• Manajemen
a. “Ditujukan Pada Pelaksanaan Kegiatan Dg Maksud Menyelesaikan/Mencapai Tujuan Dan Pelaksanaan Kebijakan Yg Telah Ditentukan”
b. Proses Dari Para Manajer Agar Kegiatan-Kegiatan Serta Mengatur Tindakan-Tindakan Dalam Merealisasikan Tujuan Untuk Tercapainya Tujuan Yang Telah Ditentukan

Logistik
Secara etimologi, logistik berasal dari bahasa Yunani kuno yang terdiri dari dua suku kata, yaitu “Logic” yang berarti rasional, masuk akal dan dapat dipertanggungjawabkan. Suku kata yang kedua adalah “Thios” yang berarti berpikir. Jika arti kedua suku kata itu dirangkai, memiliki makna berpikir rasional dan dapat dipertanggungjawabkan (Sutarman, 2005). Seiring berkembangnya jaman, arti logistik mengalami pergeseran.
Menurut Sondang P Siagian (2003:58) “Logistik adalah keseluruhan bahan, barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu organsasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya”.
Pendapat di atas diperkuat dengan pendapat Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S (2004:2) yang menyebutkan “Logistik adalah segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi)”.
Sementara Yolanda M. Siagian (2005:3) melihat logistik dari segi dunia bisnis yakni “Logistik merupakan bagian dari proses rantai suplai yang berfungsi merencanakan, melaksanakan, mengontrol secara efektif, efisien proses pengadaan, pengelolaan, penyimpanan barang, pelayanan dan informasi mulai dari titik awal (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen.

Manajemen Logistik
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan yang digunakan untuk kegiatan operasional. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat, sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif (Subagya, 1994).

Tujuan manajemen logistik :
• Tujuan umum
1. Tujuan operasional : Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
2. Tujuan keuangan : Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.
3. Tujuan pengamanan
• Tujuan khusus
Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Unsur-Unsur Pokok Administrasi
Jika diperhatikan dari definisi-defisini para ahli, ditemukan setidak tidaknya ada lima unsur pokok administrasi, antara lain :
A.1.Masukan (input)
A.2.Proses /fungsi-fungsi administrasi
A.3.Keluaran (output)
A.4.Sasaran
A.5.Administrasi sebagai system

A.1.Masukan (input)
Yang dimaksud dengan masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang
dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan masukan ini dikenal juga dengan perangkat administrasi ( tools of administration), antara lain :
A.1.1.Sumber (resources)
Yang dimaksud dengan sumber adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk
menghasil barang atau jasa, dapat dibedakan dalam 4 macam, yaitu :
A.1.1.1.Sumber Tenaga (labour resources)
Sumber tenaga dapat terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli akuntansi, ahli teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain lain. Sumber tenaga lainya
adalah yang bukan ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga kasar lainnya.

Fungsi Logistik
Fungsi logistik merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan saling berkaitan satu sama lainnya serta saling mendukung satu sama dan lainnya. Proses logistik menurut subagya (1996:10) terdiri dari:
1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan : Fungsi perencnaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Sementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.
Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan logistik tersebut harus mendapat perhatian secara proposional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
2. Fungsi penganggaran : Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperlihatkan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Fungsi pengadaan : Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran.
4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran : Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Fungsi pemeliharaan : Menurut Keith Lockyer (1999:186) “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. Fungsi pemeliharaan sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna barang inventaris.
Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu, pemeliharaan logistik diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi.
6. Fungsi penghapusan : Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah mencapai titik akhir manfaatnya. Penghapusan logistik dapat dilakukan tergantung dari kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun perusahaan.
Menurut Sondang P Siagian (2004:62) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan inventaris yang sudah tidak bermanfaat.
Sementara Subagya (1996:92) mendefiisikan penghapusan sebagai kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.