Definisi Perencanaan
Perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan berikut:
- Apa? merumuskan apa yang menjadi tujuan/target yang ingin dicapai oleh organisasi/perusahaan.
- Siapa? merumuskan personil yang bertanggung jawab atas pencapaian target dan sasaran organisasi.
- Kapan? merumuskan jangka waktu atau kapan kegiatan / program harus dilaksanakan.
- Bagaimana? merumuskan strategi atau cara dan prosedur bagaimana kegiatan itu dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efesien.
- Mengapa? merumuskan alasan-alasan yang melatrabelakangi mengapa kegiatan atau program itu dilaksanakan atau untuk apa kegiatan itu dilaksanakan.
- Sumber daya pendukung? merumuskan sumber daya apa saja yang diperlukan agar kegiatan-kegiatan pencapain tujuan dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya.
Bentuk Perencanaan
- Rencana strategis, untuk menentukan visi, misi organisasi, menetapkan sasaran, program kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
- Rencana operasional, merinci detail pelaksanaan rencana strategis, baik berupa rencana sekali pakai (single use plan) dan rencana baku (standing plan) yang dapat dipakai berulang-ulang.
Perencanaan Strategic adalah :
“Masterplan” keseluruhan dari organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan stratejik.
Perencanaan Taktis adalah :
Perencanaan yang merupakan penjabaran rencana stratejik menjadi rencana – rencana spesifik oleh unit-unit kerja dalam organisasi.
Perencanaan Operasional adalah :
Perencanaan yang membutuhkan tindakan-tindakan dan prosedur spesifik pada tingkat terbawah dari suatu organisasi
STRUKTUR RENCANA ORGANISASI
Manfaat Perencanaan
- Membantu para manajer untuk berorientasi ke masa depan, mampu melihat masalah-masalah dan peluang-peluang yang mungkin timbul dan yang akan dihadapi di masa mendatang.
- Akan meningkatkan koordinasi dalam pengambilan keputusan, sehingga mendukung manajer untuk selalu konsisten dengan keputusan yang telah diambil sebelumnya.
- Perencanaan akan menekankan kepada tujuan organisasi, mengingatkan tujuan organisasi yang harus dicapai.
Syarat Melakukan Proses Perencanaan
Para manajer harus mampu memiliki 4 (empat) kualifikasi primer dalam melakukan proses perencanaan, yaitu:
- Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam organisasi.
- Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap organisasi.
- Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat) pada trend sosial-politik, dan ekonomi yang dapat mempengaruhi masa depan organisasi.
- Harus mampu bekerja sama dengan orang lain.
Evaluasi Perencanaan
- Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan?
- Berapa banyak persoalan penting yang telah dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru?
- Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi?
- Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?